השלבים בהתקשרות עם חברת קייטרינג בדרך כלל כוללים את הצעדים הבאים, החל משלב הבירורים הראשוני ועד לסיום ההכנות לאירוע:

1. הגדרת הצרכים

• הגדרת סוג האירוע: לפני שפונים לחברת קייטרינג, יש להגדיר את סוג האירוע (חתונה, בר מצווה, יום הולדת, כנס, אירוע עסקי וכו') ומספר האורחים.
• העדפות קולינריות: יש להחליט על סוגי המנות (כשר, טבעוני, בשרי, חלבי וכו') ולהתחשב בדרישות דתיות, אלרגיות או העדפות תזונתיות של האורחים.
• תקציב: יש להחליט מראש על התקציב לאוכל והשירותים הנלווים, כולל אם יש צורך במלצרים, עיצוב השולחנות, הגשה חמה, או תוספות מיוחדות.

2. חיפוש והמלצות

• חיפוש ספקים: חפשו חברות קייטרינג מומלצות עם ניסיון בתחום הרלוונטי (כשר, בשרי, טבעוני וכו') או לפי מיקום גיאוגרפי.
• המלצות וביקורות: בדקו חוות דעת והמלצות מלקוחות קודמים, כדי לוודא איכות ושירות.
• יצירת קשר ראשוני: פנו לחברות קייטרינג כדי לברר פרטים על השירותים, התפריטים, וזמינותם.

3. פגישה עם חברת הקייטרינג

• פגישה אישית או שיחת טלפון: פגישה או שיחה עם נציגי חברת הקייטרינג תאפשר לכם לברר פרטים נוספים על התפריט, סוגי השירותים, המחיר, ויכולת ההתאמה לצרכים הספציפיים של האירוע.
• טעימות: פעמים רבות, חברות קייטרינג מציעות טעימות ממנות שונות, כדי שתוכלו להתרשם מהאיכות והטעמים.
• סבב שאלות: שאלו את חברת הקייטרינג על הכשר, תעודות כשרות, אלרגיות, אפשרויות הגשה (בופה, מגשים, מלצרים), אפשרויות לעיצוב שולחנות, ודרישות מיוחדות.

4. קבלת הצעת מחיר

• הצעת מחיר רשמית: קבלו הצעת מחיר מפורטת שכוללת את כל השירותים (הכנת אוכל, הובלה, שירותי הגשה, מלצרים, ציוד, עיצוב וכו').
• הבהרת כל הפרטים: ודאו שהצעת המחיר כוללת את כל הדרישות שלכם ושאין עלויות נוספות שלא ציפיתם להן.

5. הסכמות ותיאום

• חתימת חוזה: לאחר שהגעתם להסכמה על המחיר, המנות והשירותים, חתמו על חוזה עם חברת הקייטרינג, שיכלול את כל התנאים, הזמן והדרישות.
• תיאום תפריט סופי: סיימו את תיאום התפריט, כולל מנות עיקריות, תוספות, קינוחים, וכן פרטים נוספים (כשרות, מגבלות תזונתיות, אלרגיות).

6. מעקב אחר פרטי האירוע

• תיאום עם החברה לפני האירוע: יום או יומיים לפני האירוע, תיאמו עם חברת הקייטרינג את כל הפרטים שוב, כגון כמות האורחים הסופית, דרישות טכניות, וציוד שצריך להביא.
• וודאו את הזמנים: ודאו שהקייטרינג יגיע בזמן לאירוע ויש לו את כל הציוד הנדרש (תנור חימום, כלי אוכל, שולחנות וכו').

7. הגשת האוכל

• הגעת הקייטרינג לאירוע: ביום האירוע, הקייטרינג יגיע ויספק את האוכל לפי דרישתכם. אם יש שירות מלצרים, הם יתחילו בהגשה של האוכל לאורחים.
• בדיקת שביעות רצון: במהלך האירוע, יש לוודא שהשירות זורם כראוי ושאין בעיות עם ההגשה או האוכל.

8. תשלום וסיום

• תשלום: לאחר האירוע, ברוב המקרים תתבצע עסקת תשלום בהתאם להסכם שנחתם מראש (יכולה להיות מקדמה בתשלום או תשלום מלא לאחר האירוע).
• הערכת השירות: לאחר האירוע, כדאי להשאיר חוות דעת לחברת הקייטרינג ולהעריך את השירות והמזון. גם אם היו בעיות, זה הזמן להעלות אותן כדי לשפר את השירות לעתיד.

9. פידבק

• לאחר האירוע, תוכלו לשלוח פידבק למערכת הקייטרינג, מה שיכול להוביל לשיפור השירות או לסיכומים נוספים אם ישנם אירועים נוספים בהמשך.

השלבים האלה יכולים להשתנות מעט, תלוי בסוג האירוע ובחברת הקייטרינג, אבל בדרך כלל הם מייצגים את התהליך הכללי שנדרש להוציא לפועל שירות קייטרינג מקצועי לאירועים

1. דרישות דתיות של האורחים

• כשרות מהדרין: אם יש אורחים שמקפידים במיוחד על כשרות, כדאי לבחור בקייטרינג עם תעודת כשרות מהדרין, שמוודאת עמידה בתקנים מחמירים ביותר (כגון שימוש בכלים נפרדים לבשר ולחלב, פיקוח צמוד יותר ועוד).
• כשרות רגילה: אם ישנם אורחים עם דרישות כשרות פחות נוקשות, קייטרינג עם תעודת כשרות רגילה עשוי להיות מספיק.

2. סוג הכשרות המתאימה לאורחים

• יש לבדוק את סוג הכשרות הנדרשת, למשל:
  • כשרות בשרית או חלבית: יש לוודא שהקייטרינג מתאים לאורחים בעלי העדפות מסוימות.
  • כשרות פרווה: לפעמים יש צורך בכשרות פרווה (לא בשרי ולא חלב) עבור מנות מסוימות או קינוחים לסעודות בשריות.

3. העדפות נוספות של האורחים

• טעמים ומנהגים: כל עדה או קבוצה דתית עשויה להעדיף סוג מסוים של כשרות או אוכל מסוים. חשוב לברר אם יש דרישות מסוימות, כמו כשרות ספרדית, אשכנזית, או סגנונות כשרות שונים.
• אורחים עם אלרגיות או מגבלות תזונה: ישנם אורחים שעשויים להיות רגישים למרכיבים מסוימים כמו גלוטן, חלב, ביצים ועוד. כדאי לברר עם הקייטרינג אם יש אפשרות להכין מנות שמתאימות לאורחים אלה.

4. המועדים והשבועות בהן יש צורך בהכשר מיוחד

• ישנם מועדים דתיים שמחייבים דרישות כשרות מיוחדות, כמו פסח (כשחייבים לעמוד בדרישות חמץ), שבת (תנאי חימום והגשה מסוימים), וחגי ישראל (ממולץ להיות בתיאום עם ההכשר המתאים לחג).

5. רמת הכשרות של הספק

• יש לבדוק שהקייטרינג בעל תעודת כשרות של רבנות מוכרת ומוסמכת, ולהקפיד שההכשר מתואם למוסדות שמוכרים בקהילות השונות.
• תעודות כשרות: אם מדובר בכשרות מהדרין או כשרות רגילה, יש לוודא שהקייטרינג מחזיק בתעודה מתאימה מהגוף הרלוונטי (רבנות מקומית, או תעודה מיוחדת מהדרין).

6. קיום פיקוח והדרכות

• כדאי לוודא שהקייטרינג מקפיד על עקרונות כשרות כמו:
  • פיקוח צמוד של רב מוסמך
  • הפרדה בין בשר לחלב (אם מדובר בכשרות בשרית או חלבית)
  • שימוש בחומרים כשרים (כולל תמציות, תבלינים ויין)
  • שמירה על כללי ההכשרה בתהליכי ההכנה, הבישול וההגשה

7. הוצאות ותמחור כשרות

• פעמים רבות, קייטרינג כשר עשוי להיות יקר יותר ממסעדות או קייטרינג ללא כשרות, עקב דרישות הפיקוח וההכשר הנדרשות. יש לקחת זאת בחשבון במסגרת תקציב האירוע.

8. הכשר אוכל צמחוני או טבעוני

• יש צורך לוודא שהקייטרינג מציע אוכל צמחוני או טבעוני עם תעודת כשרות, במיוחד עבור אורחים ששומרים על אורח חיים זה.

9. בדיקת ציון כשרות והמלצות

• חשוב לבדוק חוות דעת והמלצות על קייטרינג בעל כשרות מסוימת. כדאי לוודא שהשירות והאוכל עומדים בציפיות, במיוחד אם הכשרות מהווה גורם חשוב במיוחד.

לסיכום, כדאי לשקול את כל השיקולים האלה, לוודא שהקייטרינג מציע את דרישות הכשרות שאתם צריכים, ולהתאים את הבחירה לסוג האירוע ודרישות האורחים

שירות קייטרינג יכול לכלול מגוון רחב של אפשרויות, תלוי בסוג האירוע, התקציב והדרישות הספציפיות של הלקוח. הנה כמה מהמרכיבים השכיחים שמספק שירות קייטרינג:

1. הכנה והגשה של אוכל

• הכנת מנות: קייטרינג כולל את הכנת האוכל לפי תפריט שנבחר, בהתאם לסוג האירוע (חתונה, כנס, מסיבת יום הולדת, וכו').
• הגשה: שירותי הגשה יכולים לכלול בופה, שירות על שולחנות, או הגשה אישית לכל אורח (שירות מלצרים).

2. תכנון וייעוץ תפריט

• קייטרינג בדרך כלל מציע שירותי ייעוץ בתכנון התפריט, כולל הצעות למנות עיקריות, תוספות, קינוחים ושתייה שמתאימים לאירוע ולצרכים של האורחים (כשר, טבעוני, ללא גלוטן, ועוד).

3. ציוד נלווה

• חברות קייטרינג מספקות בדרך כלל את הציוד הנדרש לאירוע, כולל כלי אוכל, סכו"ם, צלחות, כוסות, כפפות וציוד נוסף, כגון תנורי חימום לשמירה על חום האוכל.

4. שירותי מלצרים

• מלצרים אחראיים על הגשה ישירה לאורחים, עזרה בבחירת מנות, סידור השולחנות, וניקוי במהלך האירוע.
• אם מדובר בקייטרינג יוקרתי, המלצרים גם יכולים לעזור עם הגשה אישית, שירותי בר, ואירוח אורחים.

5. עיצוב השולחנות

• חברות קייטרינג רבות מציעות גם עיצוב שולחנות לאירוע, כולל פרחים, שולחניות, מפיות, ולעיתים גם קישוטים נוספים שמוסיפים לאווירה הכללית של האירוע.

6. הובלה ופריקה

• הקייטרינג בדרך כלל כולל גם הובלה של האוכל והציוד לאתר האירוע, כולל פריקה והכנה של המקום.

7. שירותים נוספים

• ברי שתייה: קייטרינג יכול להציע שירותים נוספים כמו בר שתייה, הכולל שתייה אלכוהולית ולא אלכוהולית.
• עמדות דוכני מזון: קייטרינג יכול להקים דוכנים חמים, כמו דוכני סושי, פיצות, בורגר, או דוכנים עם אוכל אישי.

8. ניקוי לאחר האירוע

• לאחר סיום האירוע, חברות קייטרינג רבות מציעות שירותי ניקוי והסרת הציוד שהביאו, כך שהמארחים לא יצטרכו לדאוג לכך.

שירותי הקייטרינג יכולים להתאים לכל סוג אירוע, וניתן להוסיף או להסיר מרכיבים בהתאם לצרכים והדרישות של כל לקוח.

ישנם מספר סוגי קייטרינג עיקריים, כל אחד מהם מתאים לאירועים מסוגים שונים ומספק חוויות אוכל שונות. הנה רשימה של הסוגים הפופולריים ביותר:

1. קייטרינג בופה

• הגשה עצמית: בופה הוא קייטרינג שבו האורחים בוחרים את המנות שהם רוצים מתוך מגוון רחב המוצג על שולחן. הם מגישים את האוכל לעצמם ומבלים זמן רב יותר בבחירת המנות.
• יתרונות: מאפשר לאורחים לבחור מנות לפי הטעם האישי שלהם ומפשט את ההגשה.
• שימוש: אידיאלי לאירועים גדולים או פחות פורמליים, כמו מסיבות, כנסים, או אירועים משפחתיים.

2. קייטרינג עם שירות מלצרים

• הגשה ישירה: קייטרינג שבו המלצרים מגישים את האוכל לאורחים בצורה אישית. השירות כולל את הגשת המנות לפי הזמנה והחלפת צלחות בין המנות.
• יתרונות: שירות יותר יוקרתי ואישי, מתאים לאירועים פורמליים.
• שימוש: מתאים לאירועים רשמיים כמו חתונות, אירועים עסקיים, או ימי עיון.

3. קייטרינג דוכני מזון

• הגשה ממגוון דוכנים: הקייטרינג כולל עמדות נפרדות שבהן האורחים יכולים לבחור את המאכלים המועדפים עליהם. כל דוכן מציע סוג אוכל שונה (כגון סושי, המבורגרים, פיצות, טאקו ועוד).
• יתרונות: מזון טרי ומגוון שנעשה בו שימוש ב"שירות עצמי". מאפשר לאורחים להתנסות במנות שונות.
• שימוש: מתאים לאירועים קלילים כמו מסיבות קוקטייל, בר מצוות, או ימי הולדת.

4. קייטרינג מגשי אירוח

• הגשה דרך מגשים: קייטרינג שבו המאכלים מונחים על מגשים ונלקחים ישירות לאורחים. המגשים יכולים להיות מפולחים לפי סוגי אוכל (קישים, סלטים, קינוחים, מיני סנדוויצ'ים, ועוד).
• יתרונות: אידיאלי לאירועים פחות פורמליים, קל לאורחים לאכול בזמן שהם עומדים או משוחחים.
• שימוש: מתאים לאירועים כמו פגישות עבודה, כנסים, מסיבות קוקטייל, או אירועים משפחתיים.

5. קייטרינג בשרי (או חלבי)

• סוגי מאכלים: קייטרינג הממוקד בהכנה של אוכל בשרי או חלבי, תלוי בצרכי הלקוח. לדוגמה, קייטרינג בשרי יכלול בשרים, סטייקים, קציצות, ואוכל אסאדו, בעוד קייטרינג חלבני יכלול פסטות, פיצות, סלטים ועוד.
• יתרונות: כל סוג מתאים לפי העדפות דתיות או תזונתיות.
• שימוש: מתאים לאירועים דתיים, משפחתיים או חברתיים, בהתאם למנהגים ולהעדפות.

6. קייטרינג טבעוני

• מזון ללא מוצרים מן החי: קייטרינג טבעוני כולל אוכל המיועד לאורחים ששומרים על תזונה טבעונית. מנות כמו סלטים, תבשילים צמחיים, חומוס, וקטניות.
• יתרונות: מתאים לאורחים בעלי מגבלות תזונתיות או כאלה שמקפידים על אורח חיים טבעוני.
• שימוש: אידיאלי לאירועים עם אורחים טבעונים או שמורכבים מקבוצות אוכלוסייה שמתמודדות עם אלרגיות.

7. קייטרינג כשר

• עומד בדרישות הלכתיות: קייטרינג כשר כולל אוכל המוכן לפי דרישות ההלכה היהודית, והוא יכול להיות בשרי, חלבני או פרווה, בהתאם לדרישות האירוע.
• יתרונות: חובה באירועים דתיים או כשיש אורחים ששומרים על כשרות.
• שימוש: מתאים לאירועים דתיים, שבתות, חגים, חתונות ועוד.

8. קייטרינג מוסדי (או לעסקים)

• הספקה לעסקים וארגונים: קייטרינג מוסדי כולל אספקת מזון למוסדות, משרדים, בתי ספר או אירועים עסקיים. הוא בדרך כלל ממוקד במנות קלות או ארוחות עסקיות.
• יתרונות: שירות מותאם אישית לעובדים או לאורחים עסקיים.
• שימוש: אידיאלי לכנסים, ימי עיון, ישיבות עבודה, ארוחות צהריים במשרדים ועוד.

9. קייטרינג גלובלי

• מגוון מטבחים: קייטרינג עולמי או גלובלי מציע מגוון רחב של מאכלים ממטבחים שונים, כמו איטלקי, סיני, מזרח תיכוני, אסייתי, הודי ועוד.
• יתרונות: מגוון רחב שיכול להתאים לכל סוגי הטעמים.
• שימוש: מתאים לאירועים בינלאומיים, מסיבות קונספט, או אירועים עם קהל מגוון.

10. קייטרינג לאירועים פרטיים

• שירות מותאם אישית: קייטרינג לאירועים פרטיים כולל שירותים המותאמים אישית לצרכים של הלקוח, כולל התאמה של תפריטים, עיצוב, והגשה.
• יתרונות: עיצוב ואוכל מותאמים אישית לאורחים.
• שימוש: מתאים לאירועים אינטימיים כמו מסיבות יום הולדת, אירועים משפחתיים, או פגישות פרטיות.

כל סוג קייטרינג מתאים לאירועים שונים, והבחירה בין הסוגים תלויה בסוג האירוע, מספר האורחים, התקציב והעדפות האישיות.